Współczesna komunikacja biznesowa oraz obsługa klienta w dużych instytucjach opierają się na zaawansowanych systemach telefonicznych. Kiedy dzwonimy do urzędu, banku czy korporacji, niezwykle rzadko łączymy się od razu z osobą decyzyjną. Z reguły na naszej drodze staje automatyczna sekretarka lub wielopoziomowe menu głosowe. Kluczem do szybkiego dotarcia do konkretnego pracownika lub wybranego działu jest numer wewnętrzny. Choć funkcja ta towarzyszy nam od lat, obsługa tego udogodnienia na nowoczesnych smartfonach z ekranem dotykowym potrafi czasem przysporzyć trudności. W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak sprawnie wybierać numery pomocnicze zarówno w trakcie rozmowy, jak i przed jej rozpoczęciem.
Czym dokładnie jest numer wewnętrzny i do czego służy?
Definiując to pojęcie najprościej, numer wewnętrzny to unikalny ciąg cyfr przypisany do konkretnego stanowiska, biurka lub departamentu w obrębie jednej centrali telefonicznej danej organizacji. Rozwiązanie to niesie za sobą szereg korzyści, które usprawniają codzienną logistykę łączności.
Po pierwsze, pozwala firmom na zaoszczędzenie funduszy, ponieważ cała instytucja może korzystać z jednego, głównego numeru miejskiego, a ruch do setek pracowników jest kierowany lokalnie. Po drugie, charakteryzuje się on zwięzłością. Zamiast zapamiętywać długie, dziewięciocyfrowe ciągi, wystarczy znać kilka cyfr, aby połączyć się z księgowością, działem technicznym czy sekretariatem. Warto pamiętać, że tego typu identyfikatory działają przede wszystkim wewnątrz zamkniętej sieci danej firmy, choć nowoczesne centrale VoIP umożliwiają elastyczne przekierowywanie tych połączeń także na smartfony pracowników pracujących zdalnie.
Wybieranie numeru wewnętrznego na smartfonie w trakcie połączenia
Najbardziej klasyczny scenariusz zakłada, że najpierw wybieramy numer główny, a dopiero po usłyszeniu komunikatu głosowego decydujemy, z kim chcemy porozmawiać. Jak zrealizować to na telefonie dotykowym?
- Uruchom aplikację służącą do dzwonienia na swoim smartfonie, niezależnie od tego, czy posiadasz system Android, czy iOS.
- Wpisz na klawiaturze ogólny numer telefonu do wybranej instytucji i zainicjuj połączenie zieloną słuchawką.
- Kiedy połączenie zostanie odebrane przez system automatyczny, odsuń telefon od ucha, aby podświetlić ekran dotykowy.
- Spójrz na ekran i zlokalizuj ikonę przedstawiającą klawiaturę numeryczną, która często opisana jest jako Klawiatura lub Keypad.
- Stuknij w tę ikonę, co spowoduje wyświetlenie cyfr na ekranie w trakcie trwającej rozmowy.
- Wprowadź znany Ci numer wewnętrzny i poczekaj na przekierowanie sygnału do właściwego odbiorcy.
Warto zachować czujność i dokładnie wsłuchiwać się w instrukcje lektora. Niektóre centrale wymagają bowiem, aby po wpisaniu numeru stanowiska zatwierdzić go dodatkowo znakiem krzyżyka lub gwiazdki.
Automatyczne wybieranie numeru wewnętrznego przed nawiązaniem połączenia
Mało kto wie, że nowoczesne telefony dotykowe oferują genialną funkcję, która pozwala całkowicie pominąć konieczność wysłuchiwania zapowiedzi głosowych i ręcznego stukania w ekran podczas rozmowy. Możemy zaprogramować smartfon tak, aby sam odczekał chwilę i automatycznie wprowadził numer wewnętrzny.
Aby to zrobić, należy wykorzystać ukrytą funkcję pauzy, którą symbolizuje przecinek. Cała procedura jest niezwykle prosta i wygląda następująco:
- Otwórz panel wybierania numeru w aplikacji Telefon.
- Wprowadź pełny, główny numer telefonu do firmy.
- Przytrzymaj dłużej palec na klawiszu z gwiazdką lub przecinkiem, w zależności od modelu urządzenia, aż na ekranie za wpisanym numerem pojawi się znak przecinka.
- Bezpośrednio po przecinku wpisz interesujący Cię numer wewnętrzny.
- Naciśnij przycisk nawiązywania połączenia.
W tym momencie smartfon zadzwoni pod numer główny, odczeka automatycznie około dwóch sekund, po czym samoczynnie wyśle do centrali sekwencję cyfr wewnętrznych. To idealne rozwiązanie, jeśli często dzwonisz do tego samego działu w danej korporacji.
Jak zapisać numer wewnętrzny w kontaktach na stałe?
Jeśli regularnie kontaktujesz się z wybranym specjalistą w urzędzie lub banku, ciągłe wpisywanie znaków specjalnych może być uciążliwe. Doskonałym ułatwieniem jest zapisanie takiej konfiguracji bezpośrednio w książce adresowej telefonu.
W tym celu otwórz aplikację Kontakty i wybierz opcję stworzenia nowej pozycji. Wpisz imię, nazwisko lub nazwę działu, a w polu przeznaczonym na numer telefonu zastosuj opisaną wyżej metodę z przecinkiem. Wprowadź numer główny, dodaj znak pauzy za pomocą przytrzymania gwiazdki i dopisz numer wewnętrzny. Po zapisaniu zmian, ponowne wybranie tego kontaktu z listy spowoduje błyskawiczne i całkowicie bezobsługowe połączenie z docelowym pracownikiem. To prosta sztuczka, która pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu w codziennej pracy.
